การสร้างข้อตกลงของครอบครัวที่จะนำไปสู่ธรรมนูญครอบครัวที่สมบูรณ์นั้น หัวใจสำคัญคือเนื้อหาหรือหัวข้อของธรรมนูญครอบครัวที่ครอบคลุมซึ่งมีอยู่ในหนังสือ “ครอบครังมั่งคั่ง กิจการยั่งยืน” ซึ่งประกอบด้วยหัวข้อสำคัญที่เกี่ยวกับครอบครัว ธุรกิจครอบครัว และเรื่องที่เกี่ยวกับผลประโยชน์ต่าง ๆ ใน 3 เรื่องหลักนี้ ถ้ามองลงไปลึก ๆ ถึงเนื้อหาแล้วจะเห็นว่าเรื่องครอบครัวจะเป็นเรื่องของอารมณ์และความรู้สึก เรื่องธุรกิจจะเป็นเรื่องของความถูกต้อง และมืออาชีพ ในขณะที่เรื่องผลประโยชน์หรือความเป็นเจ้าของจะเป็นเรื่องของข้อตกลงที่ใช้กฎหมายมาเป็นตัวกำหนด
การสร้างข้อตกลงทั้ง 3 เรื่องนี้จะเห็นว่ามีส่วนผสมของทั้งอารมณ์ ความรู้สึก ความถูกต้อง ความเป็นมืออาชีพ และข้อบังคับทางกฎหมาย เป็นข้อตกลงที่ละเอียดอ่อน มีผลระยะยาวซึ่งอาจกระทบความรู้สึกบางเรื่องของสมาชิกบางคนได้ ดังนั้นถ้าสมาชิกไม่เตรียมการวางแผนเพื่อเข้าสู่ขบวนการสร้างข้อตกลงนี้ ตั้งแต่การวิเคราะห์ครอบครัวอย่างจริงจัง รวมถึงการสร้างบรรยากาศที่ดีระหว่างประชุมก็อาจส่งผลทำให้การเขียนธรรมนูญครอบครัวไม่สำเร็จหรือสมบูรณ์ตามที่คาดหวังไว้ บทความนี้จะเป็นข้อแนะนำการติดกระดุมเม็ดแรกคือ การวางแผนเตรียมการเพื่อการเริ่มต้นเขียนธรรมนูญครอบครัวที่ควรเอาใจใส่ หัวข้อที่ครอบครัวควรจะพิจารณามีดังนี้
การคัดเลือกสมาชิกที่จะเข้ามามีส่วนร่วมในการเขียนธรรมนูญครอบครัว
หลักการเบื้องต้นคือ สมาชิกสายเลือดทุกคนควรมีส่วนร่วม ถ้าเป็นครอบครัวขนาดเล็กสมาชิกจำนวนไม่มากให้สมาชิกทุกสายเข้ามาหรือถ้าครอบครัวขนาดใหญ่ มีจำนวนสายสมาชิกมาก และมีหลายรุ่น สิ่งที่ควรพิจารณาคือ ต้องมีการส่งตัวแทนสมาชิกแต่ละสายเข้ามาอยู่ในคณะร่างธรรมนูญครอบครัว ซึ่งตัวแทนสายจะต้องเป็นผู้ที่เป็นที่ยอมรับในสายนั้น ๆ บรรลุนิติภาวะ ทำงานและถือหุ้นในธุรกิจเป็นต้น สมาชิกที่ไม่ใช่สายเลือดเช่น เขย สะใภ้ จะไม่เข้ามายุ่งเกี่ยวกับการร่างธรรมนูญครอบครัว
การกำหนดสถานที่ประชุม
แนะนำว่าควรเป็นนอกสถานที่ ๆ ไม่ใช่บ้าน หรือที่ทำงาน ควรเป็นสถานที่ มีบรรยากาศสบาย ปลอดโปร่งไม่เครียด เช่นที่ห้องประชุมโรงแรม รีสอร์ท หรือสถานที่ ๆ มีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน ห้องประชุมต้องโปร่งสบายมีหน้าต่าง ไม่แนะนำใช้ที่บ้านเนื่องจากสมาชิกจะคุ้นเคยเดินไปมา ไม่โฟกัสกับสิ่งที่กำลังทำ หรือที่ทำงานจะมีความวุ่นวาย พนักงานเดินเข้าออก รับโทรศัพท์ เซ็นเอกสาร และไม่มีสมาธิ
คณะร่างธรรมนูญครอบครัวทุกคนต้องอยู่บนพื้นฐานข้อมูลเดียวกันก่อนการเริ่มเข้าสู่การประชุม
นั่นคือคณะร่างธรรมนูญควรมีการวิเคราะห์ครอบครัว และธุรกิจครอบครัว เพื่อทำความเข้าใจสถานการณ์ของครอบครัว และธุรกิจครอบครัวร่วมกัน ว่าในสถานการณ์ปัจจุบันครอบครัวกำลังอยู่ในสถานการณ์อะไรกำลังเดินไปในทิศทางไหน และครอบครัวเรามีจุดอ่อนจุดแข็งเรื่องอะไรบ้าง การวิเคราะห์นี้ทำได้หลายรูปแบบ สมาชิกมานั่งระดมสมองหรือนำหลักการที่นิยมเช่นเดียวกับการประเมินการวางแผนธุรกิจคือ W.O.T Analysis แต่เน้นมาที่ครอบครัวและธุรกิจครอบครัวคือ Family S.W.O.T Analysis เป็นการวิเคราะห์จุดแข็งของครอบครัว วิเคราะห์โอกาสของธุรกิจครอบครัว วิเคราะห์หาความเสี่ยงหรือจุดอ่อนครอบครัวและประเด็นที่จะมีผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลง หรือภัยคุกคามในธุรกิจครอบครัวในอนาคต เมื่อสมาชิกได้ทำการวิเคราะห์สถานการณ์จะทำให้สมาชิกที่เป็นคณะร่างธรรมนูญเริ่มเห็นประเด็นที่มีความเสี่ยง ประเด็นที่ครอบครัวจะสร้างโอกาสให้สมาชิกทุกคน เห็นทิศทางครอบครัวที่จะเดินไปในอนาคตที่ชัดเจนมากขึ้น
ตัวอย่างของการทำ Family S.W.O.T Analysis ของครอบครัว
ตัวอย่าง Family SWAT Analysis นี้ เป็นการรวบรวมมาจากประสบการณ์ที่ได้เข้าไปให้คำปรึกษากับครอบครัวหลาย ๆ ครอบครัว และรวบรวมให้เห็นถึงจุดแข็งของครอบครัว จุดอ่อนในแง่มุมต่าง ๆ ซึ่งครอบครัวที่กำลังจะเริ่มต้นเขียนธรรมนูญครอบครัวควรจะวิเคราะห์อย่างจริงจัง และเปิดใจเป็นกลางให้มากที่สุด เพื่อผลลัพธ์เวลาหาข้อตกลงกันจะได้เข้าถึงเนื้อหาที่ตรงประเด็น
จุดแข็งของครอบครัว
- สมาชิกครอบครัวส่วนใหญ่จบการศึกษาระดับปริญญาโท หลายสาขาวิชาจากมหาวิทยาลัยชั้นนำในต่างประเทศ
- สมาชิกมีความสามารถ และความชำนาญในด้านที่สำคัญ และเกื้อหนุนธุรกิจครอบครัวในอนาคต
- ทุกคนได้รับการอบรมสั่งสอน ให้เป็นคนซื่อสัตย์ เอื้อเฟื้อเผื่อแผ่และทุกคนมีความรักซึ่งกันและกัน เป็นวัฒนธรรมครอบครัวของเรา
- สมาชิกมีการพบปะกันเป็นประจำทุกเดือน และในเทศกาลสำคัญของครอบครัวคือวันเกิดคุณพ่อ คุณแม่ และครอบครัวพยายามทำกิจกรรมท่องเที่ยวร่วมกันปีละครั้ง
- สมาชิกครอบครัวส่วนใหญ่มีความรับผิดชอบในบทบาทหน้าที่การงานดี และสนใจเรียนรู้พัฒนาตนเอง
จุดอ่อน และความเสี่ยงของครอบครัว
- ธุรกิจครอบครัวมีความเป็นครอบครัวสูงมาก เนื่องจากสมาชิกสามารถเข้ามาทำงานได้เมื่อจบการศึกษาโดยไม่มีประสบการณ์จากภายนอกซึ่งทำให้ขาดความเป็นมืออาชีพ
- สมาชิกที่ทำงานยังขาดประสบการณ์เนื่องจากไม่ได้ทำงานจากภายนอกธุรกิจ ต้องเรียนรู้การบริหาร และขาดภาวะผู้นำ
- สมาชิกทำงานลักษณะต่างคนต่างทำ ยังขาดการประชุมกันที่เป็นกิจจะลักษณะขาดการสื่อสารครอบครัวที่มีประสิทธิภาพ และมีความเกรงใจพอสมควร
- ไม่มีการประเมินผลงานสมาชิกครอบครัวทำให้ไม่ทราบความสามารถ ประสิทธิภาพของสมาชิกแต่ละคน
- สมาชิกที่แต่งงาน และนำคู่สมรสเข้ามาทำงานโดยยังไม่มีข้อตกลงในครอบครัวที่ชัดเจน ซึ่งอาจมีปัญหาความขัดแย้งได้ในอนาคต
- สมาชิกเริ่มมีลูกหลานที่ต่างคนต่างเลี้ยงดู มีความต้องการเรื่องสวัสดิการเรื่องการศึกษา
โอกาสของครอบครัว และธุรกิจครอบครัว
- พนักงานในบริษัทหลายคนมีความเป็นมืออาชีพมีความสามารถพอสมควรซึ่งมีโอกาสขึ้นเป็นผู้บริหารได้ดี
- สมาชิกครอบครัวมีความรู้ ความสามารถหลากหลาย ถ้าได้รับการอบรมคอร์สต่าง ๆ ด้านการบริหารก็สามารถรองรับการขยายธุรกิจได้
- ครอบครัวมีขนาดไม่ใหญ่ และทุกคนมีความรัก ความสามัคคี การสร้างข้อตกลงเรื่องธรรมนูญครอบครัวจะทำให้ป้องกันความขัดแย้งในอนาคตได้
- ทุกคนมีความคิดเรื่องแผนสืบทอดธุรกิจซึ่งถือว่ามีความสำคัญมาก
ประเด็นที่อาจเป็นภัยคุกคาม และเกิดการเปลี่ยนแปลงในธุรกิจ
- การแข่งขันทางธุรกิจที่สูง และสมาชิกยังมีประสบการณ์ไม่มากพอทำให้สมาชิกครอบครัวเกิดความเครียดมากขึ้น นำไปสู่ข้อขัดแย้งระหว่างกันกันได้
- ผลตอบแทนสมาชิกที่ต่ำกว่ามาตรฐาน อาจทำให้สมาชิกที่มีความสามารถไม่สนใจในการเข้ามาทำงานในธุรกิจครอบครัว
- การขาดอบรมในเชิงการบริหารธุรกิจ และการพัฒนาสมาชิกอย่างจริงจัง มีผลในประสิทธิภาพการทำงานของสมาชิกในระยะยาว
